Anda memerlukan kombinasi teknologi, desain, dan tata letak yang tepat, untuk menciptakan pengalaman yang setara di meeting room jakarta Anda. Meskipun demikian, setiap perusahaan akan memiliki persyaratannya sendiri dalam hal ruang kolaboratif. Dan karenanya pendekatan mereka sendiri untuk implementasi dan desain mereka.
Pada akhirnya, perusahaan yang membiarkan pengalaman karyawan mendorong strategi ruang rapat mereka tidak akan salah. Apalagi ketika mereka juga menerapkan ide ruang konferensi berikut ini:
1. Lebih banyak ruang pertemuan
Mungkin berlawanan dengan intuisi, kantor hybrid di masa depan menuntut lebih banyak ruang pertemuan, bukan lebih sedikit.
Ya, mungkin ada lebih sedikit orang di kantor secara keseluruhan.
Namun berkat pandemi, orang tidak ingin lagi menjejalkan ruang. Bahkan jika peraturan memungkinkan Anda untuk melakukannya. Memasukkan banyak orang ke ruang konferensi adalah sesuatu dari masa lalu.
“Keluarkan beberapa kursi dari ruang konferensi dan beri ruang satu sama lain. Kita semua akan membawa tingkat kecemasan tertentu bersama kita untuk sementara waktu di sekitar ruang pribadi, “kata Earlywine.
Apalagi menurut penelitian HOK, 73% pertemuan berlangsung antara 2-4 orang.
Jadi inilah saatnya bagi perusahaan untuk memikirkan kembali pendekatan mereka terhadap rapat, dan apakah mereka membutuhkan ruang konferensi yang besar tersebut.
Untuk beberapa organisasi, seperti organisasi yang membutuhkan manajemen fasilitas perusahaan berskala besar, ruang rapat besar untuk pelatihan dan rapat seluruh perusahaan mungkin masih sesuai.
Namun bagi banyak organisasi, rapat sering kali menjadi yang terbaik jika lebih kecil tetapi lebih sering dan terfokus. Oleh karena itu masuk akal untuk menawarkan lebih banyak ruang yang mengarah ke pertemuan yang lebih kecil dan berdasarkan tujuan ini.
2. Pilih lokasi dengan hati-hati
Apakah ada cukup area pribadi di kantor Anda untuk sekelompok kecil karyawan untuk masuk ketika inspirasi datang?
Dan apakah area pribadi ini tersebar di seluruh kantor, di lantai yang berbeda, atau di gedung yang berbeda sebagaimana berlaku?
Anda dapat memiliki ruang konferensi dengan desain paling indah, tetapi jika tidak tersedia bagi karyawan, di mana pun mereka berada, maka sesi curah pendapat itu tidak akan terjadi.
Bahkan sesuatu yang sederhana seperti menyediakan meja kopi dan kursi yang nyaman di tempat yang tepat dapat mendorong orang untuk berhenti dan terlibat dalam berbagi informasi dan bimbingan yang santai namun tetap kritis.
3. Memiliki teknologi yang mudah dipesan
Memiliki lokasi dan teknologi yang tepat hanya sejauh ini. Tanpa sistem pemesanan ruang yang baik, bahkan ruang pertemuan yang paling baik pun akan kosong.
Jika karyawan tidak dapat dengan mudah memesan ruang kolaboratif yang mereka butuhkan, maka masuk akal akan jauh lebih sulit bagi mereka untuk berkolaborasi. Memesan tempat untuk masa depan, dan menemukannya sekarang juga, secara real time, harus sangat mudah.
4. Menerapkan kemampuan konferensi video
‘Zoom room’ telah menjadi kebutuhan pokok kantor baru. Meskipun pada hari-hari awal pandemi, pengaturan ini mungkin dilakukan secara ad hoc dan sedikit demi sedikit, kantor mana pun yang berencana untuk melanjutkan pekerjaan hybrid sekarang harus memasukkannya ke dalam desain kantor mereka.
Faktanya, bahkan perusahaan di kantor tradisional perlu bersaing dengan fakta bahwa perjalanan bisnis turun dan kemungkinan besar akan tetap turun. Ini berarti mereka juga dapat berharap untuk melakukan bisnis melalui video seperti halnya secara langsung.
Dengan kata lain, konferensi video yang baik kini menjadi ‘keharusan’ bagi kantor modern. Semakin banyak perusahaan dapat membuatnya mudah dan dapat diakses, semakin baik tempat kerja mereka.
5. Sediakan opsi yang fleksibel
Tidak ada keraguan bahwa pekerjaan menjadi lebih fleksibel. Ini sebagian karena itu adalah sesuatu yang dituntut setiap generasi di tempat kerja. Ini juga sebagian karena terbukti menjadi cara yang efektif untuk menavigasi dunia kerja yang berubah dengan cepat.
Sebagai tanggapan, perusahaan mengadopsi sejumlah tempat duduk yang fleksibel dan strategi kerja yang fleksibel untuk membuat pekerja senang dan mudah-mudahan menghindari yang terburuk dari Pengunduran Diri Besar-besaran.
Pendekatan fleksibel untuk bekerja ini juga meluas ke pendekatan fleksibel untuk rapat. Perusahaan sekarang pintar menyediakan ruangan yang berbeda untuk tujuan yang berbeda. Ruang istirahat, ruang berkumpul, bilik telepon, ruang Zoom, ruang kerja kecil, ruang besar, ruang dewan formal, dan koleksi kursi bean bag informal — semua ruang ini sekarang dapat berfungsi.